ENTSENDUNG : DIE TOP THEMEN

Bei einer Mitarbeiterentsendung nach Deutschland oder aus Deutschland heraus sind eine ganze Reihe von unternehmerischen Themenfeldern zu berücksichtigen. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte zum Thema Entsendung.

Internationale Mitarbeitereinsätze sind zunehmend auch ein Thema für kleinere und mittelständische Unternehmen um Knowhow zu transferieren und Märkte mit vertrauten Personen zu entwickeln. Mit zunehmendem Fachkräftemangel steht neben der Arbeitnehmerentsendung auch die Einstellung ausländischer Mitarbeiter im Raum - auch hier müssen die unten aufgeführten Themengebiete weitestgehend angeschaut werden.

Immigrationsrecht

Immigrationsrecht bei Entsendung

➭ Aufenthaltstitel
➭ Grenzen des Business Visa
➭ Dauer

Arbeitsrecht

Arbeitsrecht bei Entsendung

➭ Lokaler Arbeitsvertrag
➭ Entsendevertrag
➭ Ruhensvereinbarung
➭ Lokale Rechtsvorschriften
➭ Cost of Living Adjustments

Sozialversicherung

Sozialversicherungssrecht bei Entsendung

➭ Rentenansprüche
➭ Familienversicherung
➭ SVAs
➭ Freiwillige Versicherung

Steuerrecht

Steuerrecht bei Entsendung

➭ Transferpricing
➭ Gesellschaftsrecht
➭ Besteuerungsrecht
➭ Doppelbesteuerung

Klärung immigrationsrechtlicher Fragestellungen bei einer Entsendung

➧ Bekommt der Arbeitnehmer & seine Familie eine Arbeitserlaubnis

Wenn Sie einen speziellen Arbeitnehmer für die Entsendung im Auge haben- was ja zumeist der Fall sein wird, dann sollten Sie zunächst immigrationsrechtlich klären, ob dieser Mitarbeiter überhaupt im aufnehmendem Staat eine Aufenthaltsgenehmigung mit Arbeitserlaubnis erhalten kann. Manche Staaten lehnen bestimmte Staatsangehörige kategorisch ab oder verlangen den Nachweis einer für die Tätigkeit geeigneten Qualifikation oder die Erfüllung sonstiger Vorraussetzungen. Die Dokumentation dieser Voraussetzungen kann teilweise mehrere Monate in Anspruch nehmen. Denken Sie auch daran, den Status mitreisender Familienangehöriger rechtzeitig zu klären, damit die Entsendung am Endenicht daran scheitert, dass die iranische Ehefrau nicht einreisen kann.

➧ Was ist bei Geschäftsreisen erlaubt und was nicht?

Oftmals wird der Mitarbeiter im Vorwege der Entsendung auf Basis eines Business Visums in den aufnehmenden Staat reisen, um die geschäftlichen Vorbereitungen zu treffen. In den meisten Ländern ist hier große Vorsicht geboten, da die erlaubten Tätigkeiten teils sehr eng begrenzt sind. Von einer Abweichung ist strikt abzuraten, da neben finanziellen Strafen auch die Ausweisung und die Aufnahme in ein Register drohen, welches in Zukunft eine weitere Einreise unmöglich macht.

➧ Dauer der Vorbereitungen bis zur Entsendung, der Visa-Beantragung und Plan B

Ein Business Visum ist oft schneller abgelaufen als die Vorbereitungen für die Entsendung dauern. Erfahrungsgemäß ergeben sich immer wieder operative Handlungsnotwendigkeiten, die vorrangig abgearbeitet werden. Daher sollte man von Anfang an eine Lösung für eine gewisse Periode der nicht erlaubten Einreise erarbeiten, zum Beispiel durch einen Partner vor Ort.

Arbeitsrechtliche Aspekte einer Mitarbeiterentsendung

➧ Lokaler Arbeitsvertrag oder Entsendungsvereinbarung?

Einen Mitarbeiter ohne Anpassung des Arbeitsvertrages ins Ausland zu senden wird in aller Regel nicht vertragskonform sein. Allein aus visa-technischen Gründen kann ein lokaler Arbeitsvertrag zwingend notwendig sein. Für diese Fragestellung können Sie sich an die jeweilige Botschaft oder auch an unsere qualifizierten Immigrationsanwälte wenden. Auch aus gesellschaftsrechtlichen Fragestellungen heraus kommt es teilweise zu lokalen Arbeitsverträgen. Um dies verlässlich beantworten zu können, sprechen Sie am besten die lokale Handelskammer an oder wenden sich an unsere Anwälte für Gesellschaftsrecht.

➧ Vorrang lokaler Arbeitsrechtvorschriften vor Entsendungs- oder Arbeitsvertrag

Grundsätzlich haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertragliche Freiheit und können dem Arbeitsvertrag das deutsche oder das lokale Recht vereinbaren. Allerdings sind viele lokale arbeitsrechtliche Vorschriften vorrangig anzuwenden und können so das Vertragsrecht aushebeln. Dies ist insbesondere dann für den Arbeitgeber von Bedeutung, wenn die lokalen Vorschriften strenger sind als der Vertrag es vorsieht. Hier ist es sinnvoll, Arbeitsrechtler beider Länder an der Seite zu haben, der Ihnen die Unterschiede in ihrer Wirkung aufzeigen kann.

➧ Auflösung des bestehenden Arbeitsverhältnisses oder Ruhenlassen

Darüber hinaus ist zu klären ob der bestehende Vertrag aufgelöst werden soll oder ruhen soll. Die jeweilige Entscheidung hat gravierende Auswirkungen auf das weiterhin anzuwendende Arbeits- und Sozialversicherungsrecht. Eine Ruhensvereinbarung dient im Wesentlichen der Reduktion des Risikoempfindens beim Mitarbeiter. Hier regeln Sie bspw. in welche Position / Hierarchieebene der Mitarbeiter zurückkehrt, finanzielle Ausgleiche wenn eine Rückkehr nicht möglich sein sollte, Anwendung des deutschen Kündigungsschutzrechts etc.. Unsere Arbeitsrechtsanwälte unterstützen Sie dabei, die notwendigen Vereinbarungen aufzusetzen.

➧ Festlegung der Zulage für höhere Lebenshaltungskosten

Das Leben in New York oder Paris, Moskau oder Dubai ist wesentlich teurer als das Leben in Hamburg, München oder Unna. Diesen Nachteil sollte der Arbeitgeber ausgleichen. Viele Unternehmen ermitteln einen solchen Faktor selber durch individuelle analyse der wesentlichen Lebenshaltungskosten. Das birgt jedoch die Gefahr der subjektiven Einfärbung. Die sogenannten Cost of Living Adjustments ("COLAs) werden ähnlich dem deutschen Verbraucherpreisindex ermittelt. Spezialisierte Statistikunternehmen definieren verschiedenste "Einkaufskörbe" mit deren Hilfe ein individueller Kostenausgleich ermittelt werden kann. Individuell, da der Einkaufskorb eines Managing Director aus Frankfurt ein anderer ist als der eines Ingenieurs aus Kassel, Familien haben ein anderes Einkaufsverhalten als Singles und Marketingfachleute ein anderes als Schiffbauingenieure. Darüber hinaus müssen spezifische Kosten wie Wohnung, Schulgebühren oder Rückflüge berücksichtigt werden. Wir kalkulieren für Sie die Cost of Living Adjustments und bieten so Neutralität.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte bei der Entsendung von Mitarbeitern

➧ Verlust von Rentenansprüchen für den Zeitraum der Entsendung

Sie können grundsätzlich davon ausgehen, dass jeweils das Sozialversicherungsrecht des Landes zieht, in welchen die Tätigkeit überwiegend verübt wird. Hier spricht man vom sogenannten Territorialprinzip. Sozialversicherungsbeiträge sind in dem Land zu zahlen, in dem physisch gearbeitet wird. Hieraus können sich erhebliche Nachteile für den Mitarbeiter ergeben. So können beispielsweise Rentenansprüche oft nur aufgebaut werden, wenn die Tätigkeit eine bestimmte zeitliche Dauer übersteigt. Da aber in aller Regel für diese Zeit im Inland keine weiteren Beiträge gezahlt werden, verliert der Mitarbeiter für die Dauer der Entsendung unter Umständen seinen Rentenanspruch.

➧ Folgen für die Sozialversicherung der Familienangehörigen, insbesondere der gesetzlichen Krankenversicherung

Auch für Familienmitglieder stellt sich die Frage der Weiterversicherung, insbesondere in der gesetzlichen Krankenkasse. Sind der Lebenspartner und Kinder beim Entsandten mitversichert gewesen, so entfällt dieser Versicherungsschutz jetzt – mit erheblichen finanziellen Auswirkungen. Eine Mitarbeiterentsendung innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes ist in aller Regel unproblematisch, da entsprechend einheitliche und auf einander abgestimmte Vorschriften entwickelt wurden. Mit einigen Ausnahmen bleibt der Arbeitnehmer in seinem Heimatstaat beitragspflichtig und anspruchsberechtigt.

Schwierig wird es, wenn der Arbeitgeber im entsendenden Staat keine nennenswerte Geschäftstätigkeit hat, die arbeitsrechtliche Bindung zu diesem Arbeitgeber aber bestehen bleibt.

➧ Sozialversicherungsabkommen und ihre Wirkung im Individualfall

Mit vielen Drittstaaten hat Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen unterzeichnet mit denen versucht wird, den Arbeitnehmer im heimischen Sozialversicherungssystem zu belassen. Allerdings variieren die einzelnen Abkommen, so dass immer eine Einzelfallprüfung notwendig ist.

Bei Entsendungen aus Deutschland in Drittstaaten, mit denen kein Abkommen abgeschlossen wurde, oder umgekehrt, kann es zu einer Ein- / Ausstrahlung der jeweiligen Landesvorschriften kommen. Trotzdem ist es auch hier nicht unmöglich, im Sozialversicherungssystem des Heimatlandes zu verbleiben.

➧ Freiwillige Weiterversicherung für die Dauer der Entsendung

Als letzte Möglichkeit ist noch zu prüfen, ob eine freiwillige Weiterversicherung machbar ist. Lassen Sie sich bei diesen Fragestellungen von unseren Experten beraten. Wir arbeiten hier auch mit einem deutschen Partner zusammen, welcher spezielle Versicherungsprodukte anbietet, um die entstehende Lücke zu schließen.

Wenn die sozialversicherungsrechtliche Grundlage geklärt ist, ergeben sich daraus auch die weiteren Einbehaltungs- und Abführungspflichten der Beiträge für den Arbeitgeber.

Steuerrechtliche Fragestellungen einer Entsendung für den Arbeitgeber

➧ Interne Verrechnungspreisdokumentation der Leistung des entsendeten Mitarbeiters

Unabhängig von der arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Ausgestaltung der Entsendung gibt es auch steuerrechtliche Auswirkungen zu beachten. Eines der größeren Themen ist die Thematik interner Verrechnungspreise. Hier ist zu prüfen, welche Seite von der Entsendung inwieweit profitiert, entsprechend sind die Kosten der Entsendung zu verteilen. In der Regel muß dann noch ein marktgerechter Aufschlag erfolgen. In die Vergütung mit einzuberechnen sind die Kosten der Entsendung, also Gehalt und Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, aber auch Rückreisekosten oder Schulgelder etc.). In jedem Fall ist es ratsam, die Dokumentationspflichten zu erfüllen und die Vergütungsregelung entsprechend schriftlich zu begründen und zu vereinbaren.

➧ Gesellschaftsrechtliche Folgen der Geschäftstätigkeit des Entsendeten

Eine weitere Fragestellung ergibt sich, wenn der Arbeitgeber im aufnehmenden Land noch keine Geschäftstätigkeit ausübt. Dann kann die Entsendung unter Umständen dazu führen, dass eine Betriebsstätte dem Grunde nach vorliegt und sie insofern auch steuerpflichtig wird. Indikatoren sind in diesem Fall die Art der Tätigkeit und die Unterschriftenbefugnis – je weitergehend diese sind, desto eher begründen Sie eine Betriebsstätte. Ebenfalls eine Rolle spielt eine feste Geschäftsadresse. Auch diese Frage sollten Sie mit unseren Partnern aus der Steuerberatung im In- und Ausland erörtern, damit Sie keine unangenehmen Überraschungen erleben. Spätestens, wenn deutlich wird, dass Sie eine lokale Einheit benötigen, brauchen Sie den Rat der Experten, die Ihnen die Besteuerung verschiedener Gesellschaftsformen und die Gewinnentnahmemöglichkeiten erläutert und mit Ihnen zusammen den optimalen Set-up findet.

Steuerliche Fragestellungen für den entsendeten Arbeitnehmer

➧ Liegt das Besteuerungsrecht beim entsendenden oder aufnehmenden Staat?

Ist der Ort der Tätigkeit Deutschland so ergibt sich daraus in den meisten Fällen ein „gewöhnliche Aufenthalt“ mit der Folge einer unbeschränkten Steuerpflicht. Wenn der gewöhnliche Aufenthalt begründeterweise nicht im Inland ist, kann sich gleichwohl eine beschränkte Steuerpflicht ergeben. Gerade bei Grenzfällen erhält die Frage der Steuerpflicht zusätzlich Komplexität, weil auch der entsendende Staat eine Steuerpflicht anstreben wird.

➧ Doppelbesteuerung und Auswirkungen auf den Individualfall

Die so entstehende Doppelbesteuerung wird im Rahmen bilateraler Abkommen zwischen einzelnen Ländern geregelt und weitgehend vermieden. Auch wenn die Doppelbesteuerungsabkommen weitgehend ähnlich aufgebaut sind, ist hier jeder Einzelfall zu prüfen.

Grundsätzlich folgt auf eine Bestimmung des „gewöhnlichen Aufenthalts“ (zum Beispiel anhand einer Wohnsitzanmeldung und des tatsächlichen Lebensmittelpunktes auf Basis verbrachter Zeiten, „183 Tage Regelung“, aber auch wer die Kosten für die Entsendung trägt, spielt eine Rolle) die Zuordnung des Besteuerungsrechts der beiden Staaten für jede einzelne Einkunftsart getrennt. Darauf schließt sich dann die Frage an, ob der aufnehmende oder entsendende Arbeitgeber zum Lohnsteuereinbehalt verpflichtet ist.

➧ Ausgleich des Steuernachteils

Wenn die Steuerlast im aufnehmenden Land höher ist als in Deutschland bietet es sich an, dem Mitarbeiter eine steuerlichen Ausgleich zu zahlen. Unsere Steuerberater kalkulieren Ihnen die wahrscheinliche Differenz, so daß Sie Ausgleichsmodelle entwickeln können.

The Red Relocators Leistungen zum Thema Entsendung

Arbeitserlaubnis Deutschland

Immigrationsrecht

 

 

  • Prüfung, ob der Mitarbeiter im Zielland arbeiten darf
  • Herausarbeiten der jeweiligen Voraussetzungen
  • Prüfung, ob Familienangehörige einen geeigneten Aufenthaltstitel erlangen können
  • Zustimmungswahrscheinlichkeiten und Dauern
  • Rechtssichere Aufklärung über die erlaubten Tätigkeiten mit Business Visum und Arbeitserlaubnis
  • Unterstützung bei der Antragsstellung und beim Zusammenstellen der Antragsdokumentation
  • Reservierung der Vorstellungs- und Abholungstermine
  • Begleitung

Entsendungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag

Arbeitsrecht

 

 

  • Klärung, ob ein lokaler Arbeitsvertrag aus anderen als arbeitsrechtlichen Gründen notwendig ist
  • Gegenüberstellung der arbeitsrechtlichen Rechte und Pflichten des Mitarbeiters im entsendenden Land und im aufnehmenden Land
  • Aufklärung für Mitarbeiter und Arbeitgeber über die Folgen einer Auflösung oder Ruhenlassens des bestehenden Arbeitsvertrages
  • Entwurf einer Entsendungsvereinbarung bzw. Entwurf des lokalen Arbeitsvertrages und einer Ruhensvereinbarung
  • Ermittlung der Cost of Living Adjustments / Lebenshaltungskosten Zulage

Healthcare Insurance in Germany

Sozialversicherung

 

 

  • Analyse eventuell bestehender bilateraler Sozialversicherungsabkommen in Bezug auf den Einzelfall
  • Rechtssichere Klärung, ob der Mitarbeiter im entsendenden Land sozialversicherungspflichtig bleiben kann
  • Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht der Familienangehörigen
  • Berechnung der finanziellen Auswirkungen eines Wechsels in der Sozialversicherungspflicht

Steuerberatung Deutschland

Steuerrecht

 

 

  • Klärung der Besteuerung der Tätigkeit im aufnehmenden Staat
  • Klärung gesellschaftsrechtlicher Voraussetzungen
  • Analyse der Leistungsbeziehungen in Hinsicht auf die Thematik internationaler Verrechnungspreise
  • Rechtssichere Dokumentation der Entsendung
  • Ermittlung der Steuerlast aus Arbeitnehmersicht
  • Klärung des Besteuerungsrechts des entsendenden und aufnehmenden Staates unter Hinzuziehung von Doppelbesteuerungsabkommen
  • Rechtssichere Steuererklärung

Interessiert an unserer Unterstützung?

Wir freuen uns über Ihre Anfrage! Kontaktieren Sie uns, schildern Sie uns Ihr konkretes Szenario und wir melden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen!