Onboarding
Onboarding
ONBOARDING

Ein Erfolgsrezept für die erfolgreiche Einbindung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen

ONBOARDING NEUER MITARBEITER - EIN WESENTLICHER ERFOLGSFAKTOR

Definition

Vor- und Nachteile

Typische Massnahmen

Onboarding im Zeitablauf

  • Vorbereitungsphase
  • Einarbeitungsphase
  • Integrationsphase

Onboarding Tools

DEFINITION ONBOARDING

Das Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst die Integration des neuen Mitarbeiters in die Unternehmensorganisation.

Bindung neuer Mitarbeiter: 

Als Funktion des Personal- und Talentmanagements soll es dabei unterstützen, eine frühzeitige und enge emotionale Bindung des neuen Mitarbeiters an das Unternehmen herzustellen sowie ein schnelles Ansteigen der Effizienz des neuen Mitarbeiters zu gewährleisten.

Fachkräftemangel:

Bei Einstellung oder Aufnahme ausländischer Mitarbeiter kommt dem Onboarding eine noch wichtigere Rolle zu, da zur Einbindung in die Unternehmenskultur auch die sozial-interkulturelle Integration des Mitarbeiters und seiner Familie hinzukommt.

Generation Y:

Als weiterer Faktor ist die umgekehrte Anpassung der Unternehmenskultur an das Selbstverständnis der neuen Mitarbeiter. Diversifikation als Erfolgsfaktor erfordert eine aktive Einbindung der unterschiedlichen Denkweisen auf beiden Seiten, nicht nur auf Seiten des neuen Mitarbeiters.

VORTEILE VS. NACHTEILE EINES DEFINIERTEN ONBOARDINGS

Vorteile

Die Vorteile eines strukturierten Onboarding Prozesses sind vielfältig, jedoch nicht einfach in finanzieller Form zu bewerten. Darüber hinaus ist die Wahrscheinlichkeit des Eintritts von vielen Faktoren abhängig - der Onboarding Prozess kann hier nur unterstützen. Gleichwohl sind die Vorteile unmittelbar einleuchtend.

  • Vermeidung von verlangsamten Prozessen aufgrund von Unwissenheit oder Unverständnis
  • Verringerung von Unsicherheit, Erhöhung der Selbstsicherheit
  • Verringerung emotionaler Widerstände bei der "Alt-Belegschaft"
  • Vermeidung von unnötigen Wiederholungen
  • Vermeidung von Fehlern
  • Höhere Motivation auf Seiten der "Alt-Belegschaft"
  • Strukturiertes Überdenken gelebter Prozesse kann Optimierungspotential aufdecken
  • Langfristige Bindung des neuen Mitarbeiters ans Unternehmen
  • Reduktion externer Ablenkung
  • Höhere Attraktivität auf dem Arbeitnehmermarkt - Stichwort "Employer Branding"

Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ist das Bewusstsein für die Kosten des Einstellungsprozesses in den meisten Köpfen beendet. Die Vorteile der Neueinstellung an sich, wie etwa Arbeitsentlastung nach einer Einarbeitungsphase oder höherer Umsatz durch die Verkaufsbemühungen des neuen Mitarbeiters werden vorausgesetzt - schließlich war dies das ursprüngliche Ziel der Neueinstellung.

Nachteile

Der entscheidende Nachteil eines strukturierten Onboarding Prozesses ist das Entstehen von Kosten. Das Bewußtsein für Kosten ist auf allen Hierarchieebenen höher als für, insbesondere nicht-monetäre, Erträge. Strukturiertes Onboarding bedeutet mehr Arbeit, Umstellung gewohnter Vorgehensweisen und zum Teil auch tatsächlich monetäre Kosten in Form von Rechnungen durch unterstützende Drittanbieter.

  • Ansteigen von Frustration und Abwehrhaltung durch geänderte Prozesse
  • Transparenz über bisherige Schwächen des (undefinierten) Prozesses und damit verbunden Schuldempfinden
  • Mehrarbeit an den am Onboarding beteiligten Personenkreis
  • Kosten an Dritte ausgelagerter Teilprozesse, um Mehrarbeit zu verringern

Viele Aufsätze zum Thema Onboarding vernachlässigen diese Nachteile. In der Regel wird ein strukturierter Onboarding Prozess durch die Personalabteilung oder die Geschäftsführung angestoßen.  Ob die Personalabteilung die Geschäftsführung oder die Fachabteilungen, oder ob die Geschäftsführung die Fachabteilungen überzeugen möchte, der Blick auf die Nachteile ist wichtig. Die Nachteile sind es, die diese unbewusst als erstes wahrnehmen. Es stellen sich Fragen nach der Kostenstellenbelastung, Auswirkung auf die Zielerreichung anderer Projekte, Mehrarbeit für die Organisation der neuen Aufgabenverteilung, zusätzliche Konflikte in der Abteilung. Dabei ist es zunächst unerheblich, dass die Einbindung eines neuen Mitarbeiters in jedem Fall einen erhöhten Arbeitsaufwand verursacht, ob strukturiert, oder nicht.

Wenn Sie also einen strukturierten Onboarding Prozess einführen möchten, hilft es, das erhöhte Bewußtsein für die unmittelbaren Nachteile zu kennen. Das ermöglicht es Ihnen, bei den initialen Gesprächen mit den Entscheidungsträgern, auf diese Bedenken mit Vorschläge für konkrete Maßnahmen einzugehen. Vielleicht finden Sie Beispiele, bei denen das unstrukturierte Onboarding nicht funktioniert hat und nachweislich zu erhöhten Kosten geführt hat. Wo die Nachteile sich eher in erhöhten Opportunitätskosten niedergeschlagen haben, versuchen Sie diese zu bewerten - auch Mitarbeiter der Fachabteilung haben einen durchschnittlichen Stundensatz.

Der Versuch, Vor- und Nachteile monetär zu bewerten schärft auch den Blick für die wesentlichen, wertschöpfenden Tätigkeiten in einer Abteilung. Trotz allem werden Sie ein diffuses Gefühl der Benachteiligung der Fachabteilung nicht ausschalten können. Hier ist die Personalentwicklung gefragt, damit sich dienstältere Mitarbeiter nicht zurückgesetzt fühlen. Change Management ist hier im besonderen Maße gefragt.

TYPISCHE MASSNAHMEN DES ONBOARDINGS

Emotionale Bindung & Motivation

  • Identifikation mit den Werten des Unternehmens, Philosophie, Historie, Code of Conduct und Visionen)
  • Verständnis für die Marken und Produkte (emotionale Aussage der Marken/Produkte)
  • Verständnis für die Unternehmensstrategie (Zeitschiene, Bedeutung der individuellen Funktion, Ziele)
  • Relocation Support (Housing, Settling, Culture Coaching)
  • Teambuilding (gemeinsame Mittagessen, Förderung physischer Nähe)

Effizienz des Mitarbeiters & des Teams

  • Immigrationsunterstützung (Unterstützung bei der Einwanderung)
  • Ausstattung des Arbeitsplatzes (PC, Mobiltelefon, eMail Adresse, Anbindung ans Netzwerk, Blumenstrauß, Buddy-System, Vorstellung des internen Wikis)
  • Vorstellung des für ihn relevanten Netzwerkes (Vorstellungs- und Kennenlerntermine, Eintrag in Telefonlisten, Visitenkarten)
  • Fachliche Einarbeitung (Identifikation & Priorisierung der relevanten Themengebiete, gezielte Trainings)
  • Deutschkurse (Festlegung des Ziels, Zeitplanung)

 

ONBOARDING IM ZEITVERLAUF

Ein definierter Onboarding Prozess stellt sicher, dass die verschiedenen Ziele des Onboardings erreicht werden. Die Literatur (siehe beispielsweise Haufe), unterteilt den Onboarding Prozess dabei in drei unterschiedlich lange Schritte.

Aufbauorganisation

Schaffung einer Funktion "Onboarding Koordination"

 

Vorbereitungsphase

Vor Arbeitsantritt

  • Klärung immigrationsrechtlicher Fragen, Unterstützung bei der Antragstellung für den Mitarbeiter und seine Familie.
  • Online Sprachunterricht, soweit möglich intensiv.
  • Unterstützung bei Umzug, Wohnungssuche, Einschulung
  • Kontakthalten
  • Planung der ersten Arbeitswoche
  • Information der Fachbereiche
  • Bereitstellung des Arbeitsplatzes

Einarbeitungsphase

Die ersten drei Monate

  • 1.Tag: Willkommensgespräche, Vertragliches, Organisatorisches
  • Restliche erste Arbeitswoche: Unternehmensinformation, Erste Trainings, Einführung in andere Fachabteilungen, Vertiefende Gespräche über die Aufgabengebiete im Team, Paten vorstellen
  • Weitere 11 Wochen: Fortgesetzte Trainings, Culture Coaching, Fachübergreifenden Meetings, Erwartungsmanagement, Integration

Integrationsphase

3. bis 12. Monat

  • Ziel- und Feedbackgespräche in definierten Zeitabständen
  • Teambuilding
  • Unterstützung des Lebenspartners

Vorbereitungsphase

  • Klärung immigrationsrechtlicher Fragen, Unterstützung bei der Antragstellung für den Mitarbeiter und seine Familie

Die Vorteile liegen hier in der Rechtssicherheit, dass der neue Mitarbeiter auch eine ausreichende Arbeitserlaubnis erhält und seine Familie zeitnah nachkommen kann. Des Weiteren in der Reduktion der Unsicherheit beim Mitarbeiter, ob er bei den deutschen Behörden auch problemlos durchkommt, sowie in der Arbeitsentlastung, insbesondere auf Seiten des Mitarbeiters. Wir bieten hierzu unseren Service Immigration Package.

  • Online Sprachunterricht, soweit möglich intensiv

Sehr oft nutzen neue Mitarbeiter die Möglichkeit einer begrenzten Pause, bevor sie eine neue Stelle antreten. Diesen Leerlauf können Sie bereits nutzen, um erste Grundlagen in der deutschen Sprache zu legen. Die technischen Möglichkeiten bieten hier nahezu Face-to-Face Unterricht. Hier haben Sie auch Gelegenheit, den nachziehenden Lebenspartner zu unterstützen - eine Maßnahme, die Ihr neuer Mitarbeiter als besonders wertschätzend empfinden wird. Hier bieten wir ein Business Package sowie ein Spouse Package an.

  • Unterstützung bei Umzug, Wohnungssuche, Einschulung

Das Finden eines neuen Zuhauses genauso wie die Erziehung/Ausbildung der Kinder ist hoch emotional - wenn Sie hier unterstützen, berühren Sie den neuen Mitarbeiter direkt am Herzen. Eine solche Gelegenheit, Ihre Wertschätzung für den neuen Mitarbeiter zu zeigen, erhalten Sie danach nicht wieder. The Red Relocators unterstützt hier in mehrfacher Hinsicht: Umzug, Wohnungssuche, Familienservices. Zur Erhöhung der Transparenz bietet es sich an hier auch den Relocation Prozess zu definieren.

  • Kontakthalten

Wie bei jeder anderen größeren Entscheidung auch entsteht nach der Entscheidung ein Gefühl der Unsicherheit, ob die richtige Entscheidung getroffen wurde. Ist eine komplette Umstellung der Lebensverhältnisse damit verbunden, ist die Unsicherheit umso größer. Die beiden oberen Punkte ermöglichen dem Arbeitgeber in dieser Phase, dem neuen Mitarbeiter zu versichern, die richtige Entscheidung gefällt zu haben. Oft wird dies in der Hektik des Day-to-Day Business vergessen - daher sollten feste Termine für solche kurzen Kontaktaufnahmen gefunden werden.

  • Planung der ersten Arbeitswoche

Hierzu gehören Erstgespräche mit dem Vorgesetzten, eine erste Vorstellungsrunde in der Fachabteilung, sowie die Vorstellung bei allen anderen Mitarbeitern. Hilfreich ist es darüber hinaus, 2-3 stündige Termine mit den relevanten Kollegen einzuplanen, in denen diese ihren Aufgabenbereich vorstellen. Soweit die Unternehmensgröße dies zulässt, sollte auch der Geschäftsführer Zeit für ein Gespräch finden. Die Personalabteilung kann beispielsweise nochmals die Historie des Unternehmens darstellen und hier die wesentlichen Faktoren der Unternehmenskultur und -ethik ableiten. Des Weiteren bietet es sich an, gemeinsame Mittagessen zu planen, um frühzeitig das Teambuilding zu fördern. Bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter ist darüber hinaus ein Workshop zum Thema Cultural Differences hilfreich, um beide Seiten für die Besonderheiten im Habitus der jeweils anderen zu sensibilisieren. Außerdem: Terminieren Sie die Trainings, wie beispielsweise Einführung in die IT Systeme. Planen Sie den 1. Tag (siehe "Einarbeitungsphase") und stellen Sie sicher, dass der Vorgesetzte im verfügbar ist.

  • Information der Fachbereiche

Diese Aufgabe ist am besten von der Personalabteilung zu koordinieren. Es bietet sich an, die relevanten Fachbereiche mit der einstellenden Fachabteilung zu definieren. Die Information sollte dann idealerweise durch die Fachabteilung selber vorgenommen werden. Die Personalabteilung wiederum hat die Aufgabe, die Übereinstimmung der Information mit der Stellenbeschreibung sicherzustellen und bei Abweichungen, darauf hinzuweisen. Änderungen der geplanten Aufgabenfelder kommen häufiger vor als angenommen, sie stellen einen der Hauptgründe dar, warum neue Mitarbeiter das Unternehmen frühzeitig wieder verlassen. Einige Fachbereiche sollten zudem über den Verlauf der ersten Arbeitswoche informiert werden, insbesondere jedoch die Kollegen des neuen Mitarbeiters.

  • Bereitstellung des Arbeitsplatzes

So selbstverständlich es auch scheint, oft hapert es an vermeintlich einfachen Dingen - der Schreibtisch ist nicht leergeräumt oder nicht aufgestellt, das Notebook ist nicht fertig aufgesetzt, die eMail Adresse und Telefonnummer nicht freigeschaltet. Schlüssel oder Transponder liegen nicht bereit. Vorgesetzter und Personalabteilung müssen auch gemeinsam definieren, zu welchen IT Systemen der neue Mitarbeiter welchen Zugriff benötigt und die entsprechende Freischaltung initialisieren.

Einarbeitungsphase

1. Tag

  • Willkommens- und Vorstellungsgespräche: Eine Neueinstellung sollte immer Chefsache sein.

Der Vorgesetzte sollte am ersten Tag die Zeit finden, mit dem neuen Mitarbeiter ausführlich zu sprechen. Darüber hinaus sollte er die Vorstellung im Team vornehmen und die Zeitplanung mit dem Mitarbeiter besprechen. Idealerweise lässt diese Raum für noch offene Relocation Aufgaben wie Wohnungssuche, behördliche Anmeldung oder Bankkontoeröffnung. Je nach Hierarchieebene sollte dann der Vorgesetzte oder ein Teamkollege die persönliche Vorstellung im Unternehmen vornehmen und mit einer ersten Orientierungstour in den Räumlichkeiten verbinden. Ein gemeinsames Mittagessen ist Pflicht.

  • Vertragliches: Schlüsselkarten, Zugangscodes, Parkplatz, Transportzuschuss

Hier empfiehlt sich das Gespräch mit der Personalabteilung, welche in diesem Zusammenhang auch die Termine der Gehaltszahlung, sowie den Prozess bei Urlaubswunsch, bei Krankheit oder Zugang zu den Büroräumen außerhalb der Geschäftszeiten erläutern sollte. Weitere Themenfelder sind der Fortschritt bei der Relocation, die Unterzeichnung von Entgegennahme von Notebook, Handy, Autoschlüssel, Schlüsselkarten und dergleichen. Soweit noch nicht verfügbar, sollte die Personalabteilung darüber hinaus den Prozess der Vergabe der Steueridentifikationsnummer, der Krankenversicherungswahl sowie der Vergabe der Sozialversicherungsnummer erläutern.

  • Organisatorisches

Hier ist wiederum der Vorgesetzte gefragt. Gerade der erste Punkt Zeitplanung erzeugt ein hohes Vertrauen in eine bestmögliche Einarbeitung, die dem neuen Mitarbeiter erlaubt, die Erwartungen des neuen Arbeitgebers auch erfüllen zu können.

Zeitplanung - erste Arbeitswoche und wichtige Termine in den ersten drei Monaten
Gepflogenheiten im Unternehmen in Bezug auf Pausen, Urlaub etc.
Erneute Vorstellung des Unternehmens
Hierarchie und Zusammenspiel der Fachbereiche

Restliche erste Arbeitswoche

  • Information über Unternehmenskultur, -vision, -strategie

Dieses komplexe Themengebiet wird nicht durch ein Gespräch übermittelt, sondern ergibt sich aus der Vielzahl der in den ersten Wochen geführten Gesprächen und Erlebnissen. Es ist sicher eine der schwierigsten Aufgaben auf Seiten des Arbeitgebers, weil natürlich Mitarbeiter durchaus abweichende Prioritäten setzen oder auch gänzlich anderer Meinung sind. Einfluss darauf haben Sie als Unternehmer nur, wenn Sie Ihre Kultur konsequent in der Führungsspitze vorleben, wenn die Vision und Strategie auch transparent ist und sich in den vielen Einzelaktivitäten der Fachabteilungen wiederspiegelt.

  • Trainings

Fachliche Trainings: Vermittlung von Branchenkenntnis  & Produktkenntnis
Software Trainings: erste EinführungenTrainings

  • Einführungsgespräche über die relevanten Aufgabengebiete anderer Fachabteilung

Durch intensive Gespräche wird Verständnis für Verantwortungsbereiche und Abläufe geschaffen. Ermöglichen Sie auch das Beleuchten eines Prozesses aus unterschiedlichen Fachabteilungen.

  • Vertiefende Gespräche über die Aufgabengebiete der Teamkollegen

Ein wichtiges Instrument zur Teambildung ist die fortgesetzte Kenntnis des Aufgabenbereichs der Teammitglieder. Soweit möglich sollte der neue Mitarbeiter tiefe Einblicke erhalten in das Tätigkeitsfeld der unmittelbaren Kollegen. Dies schafft Verständnis und Vertrauen und hilft darüber hinaus bei der Abgrenzung der eigenen Verantwortung / Aufgaben.

  • Paten vorstellen

Eine weitere Möglichkeit der Integration ist das Zur-Seite-Stellen eines Paten. Auch hier gilt es, die Zielsetzung und die Erwartungshaltung an den Paten vorab gemeinsam mit dem Paten zu definieren. Bestandteil sollte ebenfalls eine Zeitplanung regelmäßiger Meetings des Vorgesetzten mit dem Paten und des Paten mit dem neuen Mitarbeiter sein.

 Weitere 11 Wochen

  • Fortgesetzte Trainings, insbesondere IT Systeme und Sprache

Ausführliche Schulung in der Handhabung der notwendigen Programme

Sprachtraining: Idealerweise nehmen Sie die fachliche Aufgabenbewältigung in den ersten drei Monaten deutlich zurück zugunsten eines intensiven Sprachtrainings insoweit der neue Mitarbeiter noch nicht auf C1 Niveau ist. Auch danach sollte gezielt weiter Trainings angeboten werden. Die Erwartungshaltung an die Aufgabenbewältigung sollte entsprechend angepasst sein und dem neuen Mitarbeiter auch kommuniziert sein.

Identifikation von fachlichem Schulungsbedarf (bspw. Gefahrgüter, Mehrwertsteuer)

  • Culture Coaching für relevante Kollegen und den neuen Mitarbeiter

Die kulturellen Unterschiede bei einer Einstellung ausländischer Fachkräfte machen nicht nur dem neuen Mitarbeiter zu schaffen, auch auf Seiten der bestehenden Belegschaft entstehen schnell Missverständnisse, die sich beispielsweise aus der Sprachstruktur ergeben können. Viele Menschen verwenden den Sprachtonus ihrer Muttersprache, auch wenn sie Englisch sprechen. Meist hilft hier schon eine relativ kurze Coaching Einheit für die Fachabteilung und relevante Kollegen. The Red Relocators bieten hierfür maßgeschneiderte Coaching Lösungen an.

  • Teilnahme an fachübergreifenden Meetings und Veranstaltungen

Die Teilnahme an Meetings , auch wenn diese nicht unmittelbar das Aufgabengebiet des neuen Mitarbeiters betreffen, schafft Zugehörigkeitsgefühl, Verständnis für fachlich-prozessual Zusammenhänge sowie ein Gefühl für die impliziten Hierarchien.

  • Gespräch mit dem Vorgesetzten über die genauen Erwartungen hinsichtlich der Aufgabenerfüllung, sowie regelmäßiges Feedback

Gerade Ausländern gegenüber sollten die Erwartungen an sein Verhalten und seine Leistungen genau definiert werden. Vor einem solchen Gespräch empfiehlt sich ein kurzes interkulturelles Einzelcoaching der Führungskraft um Missverständnisses vorzubeugen.

  • Starthilfe für den Lebenspartner

Ein weiterer sehr häufiger Grund für das Scheitern einer Neueinstellung ist die Gefühlslage des Lebenspartners. Im Gegensatz zum neuen Mitarbeiter hat dieser seine Aufgabe gegebenenfalls aufgegeben, um mit nach Deutschland zu kommen. Es ist ein großer Kraftakt ohne das soziale Umfeld aus neuen Kollegen hier Fuß zu fassen. Ein Arbeitgeber, der hier gezielt unterstützt, legt eine gute Basis für ein langfristiges Gelingen. Zu den typischen Starthilfen zählen

Fortgesetzter, intensiver Sprachunterricht

Herstellung von Kontakten zu anderen Lebenspartnern aus dem Ausland

Organisation gemeinsamer Events / kleinerer Ausflüge

Integrationsphase

Ziel- und Feedbackgespräche in definierten Zeitabständen

  • Gemeinsame Verfeinerung der Aufgaben & Verantwortung

Planen Sie hier in regelmäßigen Abständen Feedbackgespräche ein. Hier sollten jeweils die definierten Aufgabenbereiche, Verantwortlichkeiten und die Erwartungen nochmals diskutiert und reflektiert werden. Gezielte Fragen nach Missverständnissen mit Kollegen helfen frühzeitig schwer zu beseitigende Friktionen zu vermeiden.

  • Anleiten und Laufenlassen - Patenschaften pflegen

Diesen Bereich kann man eigentlich als klassische Führungsaufgabe bezeichnen. Hinzu kommt jedoch das Einbinden der Patenschaft. Auch mit dem Paten sollten regelmäßig Gespräche stattfinden, um frühzeitig Problemfelder zu erkennen.

Teambuilding Events

  • Teilnahme an verschiedenen Meetings zur Vertiefung des Verständnisses auch für andere Fachbereiche
  • Unterstützung beim unternehmensinternen wie auch -externen Networkings

ONBOARDING TOOLS

Auch dieser Prozess kann sinnvoll durch Software unterstützt werden. Ob browserbasiert und Client Server Applications, zum Standard gehören Software-Anwendungen, die den neuen Kollegen die wichtigsten Checklisten, Leitfäden und Termine bereitstellen. Nahezu alle großen HR-Management-Softwareplattformen bieten inzwischen eigene Onboarding-Module an, so zum Beispiel Oracle Taleo, SAP Successfactors und Haufe-umantis Talent Management. Daneben gibt eine Vielzahl an spezialisierter Softwarelösungen fürs Onboarding.

Webbasierte Trainingsprogramme

Vermitteln detaillierte Informationen über das Unternehmen, seine Tradition, Märkte und Kompetenzen. Diese Kurse können durchaus obligatorisch sein und Termine können helfen, eine zeitnahe Bearbeitung zu unterstützen. Allerdings ist das Vermitteln von Werten über solche Trainings aufgrund der Unpersönlichkeit oberflächlich. Die Inhalte sollten daher sorgfältig erarbeitet werden.

Erklärvideos

Das Medium Video eignet sich sehr viel besser dazu, Unternehmenswerte zu vermitteln. Erklärungsvideos können Zusammenhänge und komplexe Abläufe visualisieren. Die Inhalte eines Videos werden zudem auch wesentlich besser erinnert.

Individualisierte Roadmaps

In diese Roadmaps, welche idealerweise von der HR Abteilung, dem Vorgesetzten und dem neuen Mitarbeiter gemeinsam erarbeitet wird, fließen die Punkte der oben aufgeführten Onboardingphasen ein. Solche Roadmaps erlauben bei entsprechender Definition auch das Monitoren des Onboardingprozesses und so die laufende Verbesserung.

Wiki für relevante Themen

Das Intranet wird mittlerweile von fast allen Unternehmen genutzt, um Wissen zu teilen. Das Onboarding Tool kann hier gezielt auf relevante Inhalte verweisen. Hierzu können Reisekostenrichtlinien genauso zählen wie Gefahrgutvorschriften.

Vernetzungs- und Interaktionsportale

Diese Tools greifen den Ansatz von Facebook, Xing, LinkedIn und Co auf und zielen darauf ab, die soziale Interaktion unter Kollegen zu unterstützen. Zum einen kann jedem Mitarbeiter so ein Profil gegeben werden, zum anderen können Termine oder Abstimmungen hier gelöst werden und eine Chat Funktion erlaubt unkomplizierte Kommunikation.

Mobile Versionen

Auch wenn ein Großteil der Zeit nach wie vor vor einem normalen Bildschirm gearbeitet wird, Tablets und Smartphones werden immer sinnvoller nutzbar und ermöglichen, Prozeßteile vom Schreibtisch zu entketten. Dies gilt genau so auch für den Onboarding Prozess. Erklärvideos können in der Bahn angesehen werden, relevante Texte in der Cafeteria. 

Kleine Toolkits

Kleine Toolkits wie die Möglichkeit digitaler Unterschriften und Approvals verschlanken Prozesse.  Checklisten oder To Do Listen erlauben das strukturierte Durchgehen verschiedener Prozessschritte.

Mentoring Tools

Mentoring Tools bieten Terminplanung, Video Chat und Evaluierungsbögen, um ein Mentoren- oder Patensystem zu unterstützen. Auch hier ergibt sich als nachgelagerter Nutzen, die Möglichkeit der Erfolgsmessung dieses Teilprozesses.